За вписване в регистъра се подава писмено искане до председателя на Патентното ведомство, съдържащо датата, на която подателят е положил успешно изпита за придобиване на професионална квалификация, както и информация, необходима за извършване на служебна проверка за изпълнение на изискванията по чл. 85, ал. 1, т. 1 и 2 и ал. 2, т. 3 от Закона за патентите и регистрацията на полезните модели (ЗПРПМ). Към искането се прилага декларация за липса на обстоятелствата по чл. 85, ал. 2, т. 1, 2 и 4 от ЗПРПМ.
Когато изискванията по чл. 85, ал. 1, т. 1 и 2 и ал. 2, т. 3 от ЗПРПМ подлежат на удостоверяване с документ, издаден от орган или институция на друга държава, към искането се прилага копие от: документ за самоличност, диплома за завършено висше образование с образователно-квалификационна степен "магистър", удостоверение за придобита професионална квалификация или друг документ, доказващ правоспособност за упражняване на професията, и свидетелство за съдимост.
По смисъла на чл. 3 от Закона за марките и географските означения (ЗМГО) действия пред Патентно ведомство на Република България могат да бъдат извършвани лично или от представител по индустриална собственост, а лицата, които нямат постоянен адрес или седалище в Р България – задължително чрез представител по индустриална собственост. Това означава, че у нас е възприета системата, според която правото да представляваш клиенти пред българското Патентно ведомство в областта на индустриалната собственост зависи от наличие на специален ценз, получаван след издържан изпит или по право.В резултат на изследване, проведено през 2002 г., Европейската комисия приема, че вписаните към националните ведомства представители по индустриалната собственост (ПИС), на които е признат подобен ценз, не е необходимо да отговарят на допълнителни условия, да се явяват на изпит и др. подобни, за да бъдат включени в списъците на представителите - специалисти по марки и по дизайни, поддържани от Службата на Европейския съюз по интелектуална собственост (марки и дизайни) - EUIPO.
Разпоредбата, която регламентира професионалното представителството пред EUIPO, е чл. 120 от Регламент (ЕС) N 2017/1001 на Съвета на ЕС. В нормата се прави разграничение на представители – юристи (по смисъла на употребения термин “практикуващ юрист” – лице с правна практика) и професионални представители – специалисти, получили право да представляват по търговски марки пред ведомството по индустриална собственост (ИС) на държава - членка.
Практикуващ юрист, който се ползва с правоспособност на територията на една от държавите — членки на Европейското икономическо пространство, с място на стопанска дейност в рамките на Европейското икономическо пространство, може да извършва представителство пред EUIPO, доколкото има право в рамките на посочената държава членка да действа като представител по въпросите на марките. В българския случай това означава да бъде вписан в регистъра на Патентно ведомство на Република България като представител по ИС. Необходимо е и двете предпоставки да са налице.
Другата категория са професионалните представители. Това са физически лица, получили право да действат като представители за търговки марки в държава - членка и чиито имена са вписани в специалните списъци на професионалните представители (по марки или по дизайни), поддържани от EUIPO. Разликата между двете категории лица се свежда до възможността практикуващите юристи да не се вписват в списъците на професионалните представители - специалисти при EUIPO, които притежават абсолютно право да представляват своите клиенти, съгласно националното законодателство на държавата членка. При участие в процедури пред EUIPO, когато представителството се извършва от практикуващ юрист, Службата няма да изисква доказателство за квалификация, освен ако конкретният случай не повдигне въпрос, изискващ специални познания. Не е пречка и практикуващи юристи да поискат да се впишат ако подобно кумулиране на представителство е допустимо от националното право (според българското законодателство е допустимо).
За да бъде вписано едно физическо лице в списъка на представителите – специалисти, то трябва да отговаря на следните изисквания на чл. 120, пар. 2 от Регламент 2017/1001: да бъде с националност от държава – членка на Европейското икономическо пространство, мястото му на стопанска дейност или местоработата му да е в Европейското икономическо пространство; и да е получило право да представлява физически или юридически лица по търговски марки пред централното ведомство по интелектуална собственост на държава членка. В държави, в които придобиването на подобно право не e обусловено от изискване за наличие на специална професионална квалификация, лицата, желаещи да бъдат включени в списъка, трябва да са действали (упражнявали професията) в областта на марките пред националното ведомство по ИС през последните 5 години.
В материята на дизайна представителството се осъществява по същия начин (съгласно чл. 78 от Регламент N 6/2002), но с тази особеност, че е предвидено вписаните в специалния списък на специалистите по търговски марки да могат да представляват и относно дизайни. Следователно е създаден отделен списък само за представители по дизайни, който е субсидиарен. Вписването в субсидиарния списък по чл. 78 (4) от Регламент N 6/2002, поддържан от EUIPO, става единствено с искане, придружено с атестация, предоставена от централното ведомство по индустриална собственост на държавата членка, в която се посочва дали са спазени условията, предмет на тази разпоредба. . Този списък не се прилага за държави, където се изисква професионален ценз, обхващащ марките и дизайните, и където се преминава изпит за представители по марки и дизайни. Лицата от тези държави подават молба за включване в общия списък по чл. 120 от Регламент (ЕС) N 2017/1001 за марката на ЕС и могат да извършват професионално представителство както за марки, така и за дизайни.
Патентно ведомство на Република България изпраща т.нар. блокови сертификати до Службата на Европейския съюз за интелектуална собственост (EUIPO) за всички извършени нови вписвания или отписвания от регистъра на представителите по индустриална собственост.
За вписване в Регистъра на EUIPO е необходимо представителите в областта на марките и дизайните лично да попълнят форма за заявка за вписване, като в Раздел 2 в секцията Групова атестация, изпратена на: попълват датата на блоковия сертификат.
Бележки относно формуляра за заявка за вписване в списъка на професионалните представители пред EUIPO