Всяко лице, което по закон има правото да извършва действия пред Патентното ведомство, може да направи това лично, чрез адвокат или чрез представител по индустриална собственост, включително и техните дружества или съдружия. Когато лицето не е установено в Република България или в друга държава - членка на Европейския съюз, в държава - страна по Споразумението за Европейското икономическо пространство, или в Конфедерация Швейцария, извършва действия пред Патентното ведомство чрез адвокат или чрез представител по индустриална собственост, включително и техните дружества и съдружия. За представителите по индустриална собственост, включително техните дружества или съдружия, извършващи дейност по представителство по закон, се прилагат изискванията на глава осма "б" от Закона за патентите и регистрацията на полезните модели.

Пълномощници за обектите на индустриална собственост пред Патентното ведомство могат да бъдат представители по индустриална собственост и техните съдружия и дружества и адвокати, които са придобили право да извършват дейност по реда на Закона за адвокатурата, както и техните дружества.
Представителят по индустриална собственост може да извършва действия пред Патентното ведомство единствено по отношение на обектите на индустриална собственост, за които е придобил право да упражнява професията, включително когато действа от името на дружество или съдружие. Лице, вписано в Регистъра на представителите към Европейското патентно ведомство, може да предоставя еднократно или временно услуги на представител на територията на Република България.
Лицата, придобили право да упражняват професията представител в друга държава - членка на Европейския съюз, или в държава - страна по Споразумението за Европейското икономическо пространство, или в Конфедерация Швейцария, както и граждани на държава - членка на Европейския съюз, вписани в Регистъра на представителите към Европейското патентно ведомство, които са установени в Република България и желаят да упражняват постоянно професията, подават искане за признаване на професионалната им квалификация до председателя на Патентното ведомство.

Чуждестранните заявители, които не са установени в Република България или в друга държава – членка на Европейския съюз, в държава – страна по Споразумението за Европейското икономическо пространство, или Швейцария могат единствено да подават заявка, да извършват действия, свързани единствено с установяването на дата на подаване на заявката, да плащат такси, да подават копия на документи, когато претендират за право на приоритет и да получават уведомления от Патентното ведомство, свързани с тези производства, без пълномощник, при условие че те са предоставили адрес за кореспонденция, който е на територията на Република България или поне адрес на електронна поща за целите на получаване на кореспонденция във връзка с изброените по-горе производства.
Чуждестранните заявители, които са установени в Република България или в друга държава – членка на Европейския съюз, в държава – страна по Споразумението за Европейското икономическо пространство, или Швейцария могат да извършват всички действия пред Патентното ведомство без пълномощник, при условие че те са предоставили адрес за кореспонденция, който е на територията на Република България или поне адрес на електронна поща за целите на водене на кореспонденция по производствата пред Патентното ведомство.

Всеки може да плати таксите по банков път, на място, чрез онлайн банкиране или чрез Портала за електронни услуги Когато плащането е обвързано с подаване на искане пред Патентното ведомство, искането се подава от лице с права по закон. Разходите за направено плащане по банков път или чрез платформа за онлайн банкиране са за сметка на платеца. При плащане в непълен размер или некоректност в нареждането на задължението, отговорността се поема от носителя на правото върху обекта на ИС по закон.

Заплащането на таксите може да бъде направено в Патентното ведомство, по банков път или по електронен път чрез портала за електронни услуги, когато услугата е подадена през този портал. За дата на плащането се счита:

• датата на плащането, когато е извършено в касата на Патентното ведомство или през портала за електронни услуги;
• датата на плащането в банка или банков клон, когато е извършено по банков път.

Когато плащането е извършено по банков път към заявката се прилага оригинал или копие от платежен документ, придружен с опис, в който трябва точно да са указани номерът на заявката, идентификационни данни за заявителя, точките по действащата тарифа, по които се извършва плащането, съответната сума, както и идентификационни данни за вносителя на таксите.
Когато се установи, че е заплатена такса в непълен размер и срокът за нейното плащане не е изтекъл, на заявителя се съобщава, че може да доплати оставащата част.
Когато е заплатена такса в непълен размер и срокът е изтекъл, се счита, че плащането не е извършено, а сумата се връща по писмено искане на вносителя.
Не се допуска прехвърляне на заплатена такса по даден обект към друг обект освен при очевидна фактическа грешка.

Всички документи в производствата пред Патентното ведомство се представят на български език или с превод на български език.
Кореспонденцията във връзка с производствата пред Патентното ведомство се води на адрес в Република България, на електронен адрес или чрез портала за електронни услуги на Патентното ведомство, ако това е възможно. При промяна на посочения адрес за кореспонденция страната по производството уведомява Патентното ведомство в 7-дневен срок от настъпването на промяната.
Когато кореспонденцията до Патентното ведомство е изпратена по пощата, за дата на получаване на тази кореспонденция се счита датата на пощенското клеймо на изпращащата пощенска станция. Ако датата на пощенското клеймо е нечетлива, за дата на получаване се счита датата на постъпване на кореспонденцията в Патентното ведомство.
Кореспонденцията, адресирана до Патентното ведомство, трябва да съдържа заявителския номер на заявката и подписа на заявителя или на неговия пълномощник.

Това може да се проследи през „моите заявки“ в съответния профил в Портала за електронни услуги. До това поле се стига след като влезете с акаунта си в Портал-а и изберете съответния бутон „заявяване (обект на ИС)“, до бутона „електронен формуляр“.

Оттеглянето може да се осъществи, когато по заявката:

• има категорично и недвусмислено искане, което не съдържа допълнителни условия за оттеглянето и е подписано от всички заявители или от упълномощено от тях лице с изрично писмено пълномощно;
• не е постъпил официален документ за прехвърляне на права или е постъпил такъв документ, но заявлението е подписано от правоприемниците или от техните представители.

Патентът за изобретение, свидетелството за регистрирана марка, промишлен дизайн или полезен модел, сертификатът за допълнителна закрила или за нов сорт растения/порода животни се издават след заплащане на такса, предвидена по закон. Документ подписан с ел. подпис е еквивалент на документ подписан със саморъчно поставен подпис.

На място или по пощата може да се получи копие, заверено с „“вярно с оригинала“.

Една от възможните причини е неактуалност на удостоверителните вериги на Вашия компютър. В такъв случай се обърнете към Вашия IT специалист, или инсталирайте удостоверителната верига на доставчика на удостоверителни услуги Инфонотари (за повече информация може да се запознаете със съдържанието на документа Електронно подписани документи, издавани от Патентно ведомство).

Срокът за извършване на действието е не по - малко от три дни, при условие че не бъдат установени нередовности, които следва да бъдат отстранени.